Cara Berbagi File ke Rekan Kerja — Panduan Google Drive PTMA

Kapan skenario ini dipakai?

Contoh kasus: Bu Sri menyusun RPP di Google Docs dan ingin Pak Ahmad (kaprodi) membacanya lalu memberi masukan — tapi tidak boleh sampai mengubah isi aslinya secara langsung. Ini persis situasi yang akan kita selesaikan di halaman ini.

Analoginya begini

📖

Bayangkan seperti ini

Berbagi file di Drive itu seperti meminjamkan buku. Ada tiga cara meminjamkan: buku hanya boleh dibaca di tempat (Viewer), boleh ditempeli sticky note berisi catatan tanpa mengubah isi buku (Commenter), atau buku boleh dicoret-coret langsung oleh peminjam (Editor).

Google Drive memberi Anda pilihan yang sama persis setiap kali membagikan file.

Langkah-langkah

Klik kanan pada file, lalu pilih Share

Buka Google Drive, cari file yang ingin dibagikan, klik kanan di atasnya, lalu pilih menu Share (atau ikon 👤+ di pojok kanan atas jika file sedang terbuka).

🖼️ Ilustrasi skematik — versi final akan diganti screenshot asli dari akun @ptma.or.id

Ketik nama atau email rekan yang dituju

Pada kotak yang muncul, ketik alamat email rekan (harus @ptma.or.id jika ingin muncul otomatis di daftar saran).

Pilih tingkat akses yang sesuai

Klik dropdown di samping nama, lalu pilih salah satu: Viewer, Commenter, atau Editor — samakan dengan analogi buku di atas.

Tingkat Akses	Boleh Apa	Cocok Untuk
Viewer	Hanya membaca/melihat	Mengirim laporan final, arsip nilai
Commenter	Membaca + memberi catatan	Minta masukan tanpa ubah isi asli
Editor	Membaca, mengubah, menghapus isi	Menyusun dokumen bersama tim

Klik Send / Share untuk mengirim

Rekan Anda akan menerima notifikasi email berisi tautan langsung ke file tersebut.

💡

TipsKalau ragu, mulai dari akses Commenter dulu. Menaikkan ke Editor bisa dilakukan belakangan, tapi menurunkan dari Editor setelah file terlanjur berubah tidak bisa mengembalikan isi aslinya.

⚠️

Hindari iniJangan pilih “Anyone with the link” hanya supaya cepat, kecuali Anda benar-benar bermaksud file itu bisa diakses siapa saja. Bahaya link terbuka dibahas lengkap di halaman 4.2 — Bahaya Link Terbuka.

Masalah umum

Rekan saya bilang tidak menerima email undangan ▾

Cek apakah email yang diketik sudah benar dan berakhiran @ptma.or.id. Bisa juga minta rekan mengecek folder Spam, atau langsung salin tautan file lewat tombol Copy link.

Saya tidak melihat pilihan Editor ▾

Kemungkinan Anda sendiri hanya diberi akses Commenter/Viewer oleh pemilik asli file, sehingga tidak berwenang memberi akses Editor ke orang lain.

Bagaimana cara mencabut akses yang sudah diberikan? ▾

Buka kembali menu Share, cari nama orangnya, klik dropdown di sampingnya, lalu pilih Remove access. Langkah lengkapnya ada di halaman 7.3.

Lanjut ke topik terkait

Panduan Google Workspace Internal PTMA — Modul 4: Berbagi & Kolaborasi